Tietosuojalauseke
24.5.2018

Polarlehdet Oy (matka24.com, Trave Rovaniemi, Travel Lapland, Santa24) ovat sitoutuneet noudattamaan kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Polarlehdet Oy pitää rekisteriä keräämistään henkilötiedoista. Toivomme asiakkaiden tutustuvan lausekkeeseen ja mikäli asiakas käyttää palveluitamme, asiakas hyväksyy tämän tietosuojalausekkeen ehdot.

Tietosuojalausekkeen sisältö
1. Henkilötiedot ja niiden kerääminen, käyttö ja käsittelyperusteet
2. Evästeet ja muut käytetyt tekniikat verkkopalveluissa ja sovelluksissa
3. Tietojen luovutukset ja siirrot
4. Tietoturva
5. Oikeuksien käyttäminen
6. Rekisterinpitäjän ja valvontaviranomaisen yhteystiedot
7. Lausekkeen päivitykset
 
1 Henkilötiedot ja niiden kerääminen, käyttö ja käsittelyperusteet

1.1 Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietoa kerätään ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Tietoja kerätessä pakollisia tietoja ovat vain ne jotka ovat palveluiden käytön edellytys, osan tiedoista käyttäjä voi antaa niin halutessaan. Tiettyjen Polarlehdet Oy:n tarjoamien verkkopalveluiden käyttö on mahdollista vain rekisteröitymällä palvelun käyttäjäksi.

Henkilötietoja voidaan kerätä seuraavista lähteistä:
• Asiakkaalta puhelimitse, postitse, internetin kautta, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muulla vastaavalla tavalla asiakassuhteen aikana saadut tiedot.
• Asiakkaalta muussa yhteydessä saadut tiedot: lahjatilaus, kilpailu-, äänestysvastaus tai muu vastaava.
• Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla saadut tiedot.
• VTJ/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä tai julkisista lähteistä saadut tiedot tai niiden avulla päivitetyt tiedot.
 
1.2 Kerätyt henkilötiedot ja niiden käyttötarkoitus
Polarlehdet Oy:n keräämiä henkilötietoja voivat olla:
• Yhteystiedot (asiakasnumero, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköposti- ym. yhteystiedot, henkilötunnus luottokaupassa, kieli, muu tunnistetieto).
• Verkkopalvelun rekisteröitymis- ja verkkoasioinnin tapahtumatiedot (esim. käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus tai verkkotapahtuma).
• Syntymävuosi, sukupuoli tai muut asiakkaan mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot.
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot ja tapahtumat, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot, kontakti- ja tarjoustiedot.
• Titteli, ammatti, työnantajan nimi ja yhteystiedot.
• Valittu maksutapa ja maksuvälineiden yksilöintitiedot.
• Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot.
• Verkkopalvelun käyttöön ja kehittämiseen liittyvät tiedot (IP-osoite, tiedot selaimesta, käyttöjärjestelmä, kirjautumisajankohta, sijainti)
• Verkkosivustoille jätetyt kommentit ja palautteet
• Ostohistoria
• Markkinointilupatiedot
• Mahdolliset muut luvat ja suostumukset
• Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
Kerättyjä henkilötietoja käytetään asiakassuhteen ylläpitoon, hoitamiseen ja tiedottamiseen, tunnistautumiseen verkkopalveluissa, palvelun toteuttamiseen, asiakastapahtumien tallentamiseen, asiakaspalveluun ja liiketoiminnan kehittämiseen, markkinointiin, analysointiin ja tilastointiin, tutkimustoimintaan sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin.

Kerättyjen tietojen pohjalta pyritään helpottamaan asiointia, nopeuttamaan palveluita, parantamaan palveluiden käytettävyyttä ja tarjoamaan asiakkaita kiinnostavia sisältöjä eri kanavissa.
Palveluiden käytöstä voidaan myös johtaa tietoja esimerkiksi analytiikan avulla. Havainnoiduista tiedoista voidaan päätellä esimerkiksi käyttäjän mahdollisia kiinnostuksen kohteita ja segmentoida käyttäjän tietynlaisten käyttäjien ryhmään. Tietoja käytetään tilastointiin ja analysointiin, palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseen sekä sisältöjen, mainonnan ja markkinointiviestien räätälöintiin.

1.3 Käsittelyperusteet
Yritys käsittelee henkilötietoja perustuen seuraaviin laillisiin käsittelyperusteisiin:
• Sopimukseen, joka tarkoittaa käyttäjän tilaaman tuotteen tai palvelun tuottamista sekä toimitusta. Sopimus syntyy esimerkiksi lehden tilauksen yhteydessä.
• Suostumukseen eli evästeiden, kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä kerättyyn henkilötietoon. Myös osa markkinoinnista voi perustua suostumukseen.
• Oikeutettuun etuun, jolloin asiakassuhteeseen perustuen voidaan hoitaa asiakaspalvelua, kehittää toimintaa sekä tehdä markkinointia. Esimerkiksi verkkopalveluita kehitetään käyttäjäystävällisemmiksi verkkoanalytiikan avulla.
• Lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten kirjanpitolainsäädäntöön. Laki velvoittaa siis tiettyyn säilytysaikaan, jota ei voi ohittaa.
 
1.4 Säilytysaika
Säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen mukaan eli säilytämme tietoja niin kauan kun se on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Tietoja käsitellään asiakassuhteen ajan ja 48 kuukautta viimeisestä ostoksesta, tilauksen päättymisestä tai viimeisimmästä digitaalisen tilin kirjautumisesta (oikeutettuun etuun perustuen), jotta asiakkaalle voidaan tarjota markkinointia, mahdollistaa uudelleentilauksen helpommin sekä vastata reklamaatioihin ja kehittää palveluita. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään niin kauan, kun asiakkaan suostumus on voimassa ja tiedot ovat muuten ajantasaiset. Asetettaessa markkinointikielto, säilytetään tiedot kielloista ja yhteystiedoista, jotta kiellon noudattaminen voidaan varmistaa. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan, esimerkiksi pyytää tietojensa poistamista, alla tarkemmin kuvatuin tavoin.
Lakisääteisten velvollisuuksien takia joitain tietoja tulee säilyttää kauemmin kuin 48 kuukauden ajan. Lähtökohtaisesti esimerkiksi kirjanpitoon liittyviä tietoja on säilytettävä 7 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.
 
2. Evästeet ja muut käytetyt tekniikat verkkopalveluissa ja sovelluksissa

Polarlehdet Oy ja valitut yhteistyökumppanit keräävät käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Tällä tavalla voidaan kerätä tietoja siitä, miten ja milloin verkkopalveluja käytetään, ja näin voidaan palveluja kehittää edelleen käyttäjäystävällisemmiksi.
Eväste on tiedosto, joka tallennetaan käyttäjän selaimeen. Evästeiden käyttöön perustuvat tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia ja salasanoja joka kerta uudelleen. Evästetiedosto sisältää nimettömän tunnistetiedon, jota käytetään palveluissa ja sovelluksissa selainten yksilöintiin ja palvelujen käytön seurantaan. Palveluiden käytöstä kerättyä tietoa käytetään myös kohdennetun mainonnan tai personoitujen sisältöjen tuottamiseen. Sovelluksissa käytössä on evästettä vastaava laitekohtainen mobiilitunniste.
Evästeet voivat säilyä käyttäjän koneella siihen saakka, kunnes ne poistetaan. Käytössä on myös istuntokohtaisia evästeitä, jotka vanhentuvat käyttäjän vierailun (eli istunnon) päätyttyä.
Evästeet voidaan jakaa käyttötarkoituksensa perusteella eri tyyppeihin:
• Toiminnallisten evästeiden avulla mahdollistetaan kävijän kirjautuminen, verkkokaupan toiminnot ja varmistetaan verkkoliikenteen ajantasainen seuranta. Näillä pakollisilla evästeillä varmistetaan sivuston toiminta suunnitellulla tavalla sekä pyritään tunnistamaan ja korjaamaan mahdolliset virhetilanteet niiden kautta kerättyjen tietojen perusteella. Näiden evästeiden avulla myös varmistetaan, että käyttäjä pääsee lukemaan tilauksensa mukaisia sisältöjä sivustolla.
• Analytiikan ja tuotekehityksen evästeiden avulla kehitetään verkkopalvelujen käyttäjäkokemusta ja pyritään parantamaan eri toimintoja sujuvammiksi. Niitä voidaan käyttää esimerkiksi eri sivustojen kävijämäärien, nopeuden, käyttötiheyden sekä uusien ja palaavien kävijöiden suhteen seurantaan.
• Mainonnan toimivuuden kannalta tärkeät evästeet auttavat kohdentamaan sivuston käyttäjille heitä kiinnostavaa mainontaa. Evästeitä käytetään myös raportointitarkoituksiin mainonnan tavoittavuuden todentamiseksi vertailukelpoisten mittareiden, kuten näyttömäärien ja klikkausten avulla. Mainontaa voidaan kohdentaa selainkäytön perusteella myös kolmansien osapuolten, kuten mainostajien ja mainosverkostojen asettamien evästeiden avulla.
• Sosiaalisen median evästeet. Sivustoilla voidaan käyttää niin sanottuja yhteisöliitännäisiä, joiden avulla käyttäjä voi esimerkiksi jakaa valitsemaansa sisältöä sosiaalisen median palveluihin. Facebook, Twitter, Google, Instagram, WhatsApp ja muut vastaavat palveluntarjoajat voivat kerätä tietoa omien, kulloinkin voimassaolevien käyttöehtojensa mukaisesti.
Polarlehdet Oy käyttää JavaScriptiä mainonnan estämiseen tarkoitettujen lisäosien käytön havaitsemiseen verkkoselaimissa. Sitä käytetään yleisesti myös verkkosivujen lähdekoodissa. Mainonnan estämisen havainnointiin tarkoitettu JavaScript-koodi jäljittelee mainosta ja vahvistaa, että se näytetään käyttäjän laitteella. Mitään tietoja ei tallenneta käyttäjien laitteille eikä henkilökohtaisia tietoja käsitellä. Jos käyttäjä käyttää mainonnanesto-ohjelmaa, häneen saatetaan olla yhteydessä mainonnanestoa koskien ja/tai muokata hänelle tarjottavaa sisältöä.
 
2.1 Käyttäjän vaikutusmahdollisuudet
Kävijällä on mahdollisuus tutustua evästeasetuksiin, kun he saapuvat sivustolle ensimmäisen kerran. Tutustuttuaan sivuston asettamiin evästeisiin kävijät voivat hyväksyä ja muokata evästeasetuksia. Sovelluksen käyttäjälle kerrotaan vastaavista käyttöehdoista kirjautumisen yhteydessä.
Evästeitä koskevat asetukset ovat aina selainkohtaisia. Evästeasetukset on tästä syystä hyväksyttävä ja muokattava jokaisessa käytetyssä selaimessa. Käyttäjä voi kokonaan estää evästeiden ja mobiilitunnisteiden käytön kieltämällä haluamansa evästeet selaimen asetuksista ja nollaamalla mobiilitunnisteen päätelaitteen asetuksista, mutta tämä voi estää sivustoa ja sovellusta toimimasta suunnitellulla tavalla. Kävijä voi aina halutessaan muokata evästeasetuksiaan.
 
3 Tietojen luovutukset ja siirrot
Lähtökohtaisesti yksilöiviä henkilötietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa seuraavissa tapauksissa:
• Verkkopankki- ja luottokorttimaksua käyttäessä maksupalveluntarjoajalle luovutetaan asiakkaan nimi ja yhteystiedot (etunimi, sukunimi, sähköposti ja katuosoite).
• Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi, kuten perintätapauksissa.
• Polarlehdet Oy voi luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten vuoksi käyttäjän henkilötietoja voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuen.
• Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.
• Mikäli yrityksessä tapahtuu yritysjärjestelyitä, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille.
Tietojen käsittelyssä käytämme alihankkijoita, joiden kanssa on solmittu kirjallinen tietojenkäsittelysopimus. Näin varmistetaan, että alihankkija käsittelee henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön ja tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle, henkilötietojen riittävästä suojasta huolehditaan. Keinona on muun muassa Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet. Siirto voi myös perustua käyttäjän antamaan suostumukseen.
 
4 Tietoturva
Polarlehdet Oy järjestää palvelunsa tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla ja tehokkaasti ja pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn tietojärjestelmiinsä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.
Henkilötietoja käsittelevät vain ne Polarlehdet Oy:n Keskisuomalaisen tai ulkoisten alihankkijoiden toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on käyttöoikeus, tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat henkilötietojen käsittelyyn. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Käyttäjistä muodostuu käyttäjäloki.
Yhtiössä on järjestetty asianmukaiset tietoturvaratkaisut sekä kulunvalvonta. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja ne tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.
Käyttäjä vastaa omien tietojärjestelmiensä tietoturvan asianmukaisesta hoitamisesta.
 
5 Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröidyllä on useita vaikutusmahdollisuuksia tietojenkäsittelyyn liittyen:

Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto mitä tietoja hänestä käsitellään. Tarkastaminen tapahtuu osittain verkkopalvelussa, josta voi tarkastella verkkopalveluun liittyviä asiakastietoja ja osaa tilaustietoja. Mikäli rekisteröity haluaa laajempia tietoja, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Mikäli tietojen oikaiseminen Mediatilin kautta ei ole mahdollista, asiakkaan kannattaa ottaa yhteyttä asiakaspalveluun tietojen korjaamiseksi.
Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. kirjanpitolainsäädäntöön perustuva). Tietojen poistaminen tapahtuu aina asiakaspalvelun kautta, koska pyynnöt käsitellään yksitellen.

Oikeus rajoittaa ja vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli käsittely perustuu yllä kuvatuin tavoin oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustamista koskeva pyyntö on osoitettava asiakaspalveluun.
Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa edellyttäen, että kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on antanut.
Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle asiakaspalvelun kautta.
Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

6 Rekisterinpitäjän ja valvontaviranomaisen yhteystiedot
Kysymyksissä tai ongelmatilanteissa ota yhteyttä lähimpään asiakaspalveluun.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Polarlehdet Oy
Asiakaspalvelu-Tietosuojapyynnöt
Katajaranta 24
96400 Rovaniemi
Puh: 0400 690533

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 HELSINKI
Postiosoite: PL 800 00521 HELSINKI
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

7 Lausekkeen päivitykset

Lauseketta päivitetään tarvittaessa. Suurista muutoksista asiakkaita tiedotetaan sähköpostilla ja verkkopalveluissa.
Lauseke on päivitetty viimeksi 25.5.2018
Suurimmat muutokset aiempaan versioon verrattuna:

1. uudistettu vastaamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia

2. rekisteriselosteet sulautettu tietosuojaselosteeseen

3. rekisteröityjen oikeuksien käyttäminen

4. evästetyökalu
    

Versiohistoria

Rekisteriseloste

Rekisterin pitäjä:
Polarlehdet Oy
Katajaranta 24
96400 Rovaniemi
Sähköposti: tilaukset (ät) matkalehti.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Jorma Aula
Katajaranta 24
96400 Rovaniemi
Puhelin: +358 400 690533   
Sähköposti: jorma.aula(ät)matka24.com

Rekisterin nimi
Matka24.com verkkopalvelun asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Asiakassuhteiden hoito (henkilötietolain 8 §) / suoramarkkinointi rekisteröidyn suostumuksella

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää asiakkaista seuraavia tietoja:
- yhteystiedot (nimi, yritys/yhdistys, postiosoite, puhelin, sähköposti)
- tunnistustiedot (käyttäjätunnus ja salasana)
- lupatiedot

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä ovat verkkopalveluiden Asiakkaaksi rekisteröitymisen yhteydessä sekä asiakassuhteen kestäessä Asiakkaalta kerättävät tiedot.
Henkilötietojen päivittämiseen saatetaan käyttää väestörekisteriä.

Tietojen poistaminen
Tietoja voidaan poistaa Asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Lisäksi tietoja voidaan tarvittaessa poistaa mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista toimintaa tms.

Kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.

Polarlehdet Oy
07.04.2015