Yritysmatkaturvallisuus: 
5 avainta riskienhallintaan

Laura Benyik kertoo riskienhallinnan merkityksestä.

Yrityksen vastuulla on varmistaa työntekijöiden turvallisuus työmatkalla. Useiden organisaatioiden käytössä olevissa matkanhallintamenetelmissä on hätätilanteisiin reagoimiseen liittyvä osa matkustusturvallisuutta.

Matkan riskien hallinta on paljon enemmän kuin reagointia johonkin jo tapahtuneeseen. On tärkeää ymmärtää, että riskienhallinta on jatkuva prosessi, jonka tarkoituksena on olla ennaltaehkäisevä ja auttaa välttämään matkalla ilmeneviä ongelmia.

Yrityksen matkustava henkilökunta voi olla taustoiltaan kirjavaa. On kokeneita matkaajia sekä henkilöitä, jotka ovat matkustaneet hyvin vähän elämänsä aikana. Matkustamisen riskienhallintasuunnitelma auttaa valmistautumaan matkaan. Kokemus matkustamisessa ei aina tarkoita, että henkilö osaisi toimia turvallisesti eikä kokemattomuus tarkoita, että henkilö ottaisi turhia riskejä.

Erilaiset matkakohteet voivat luoda erityyppisiä uhkia, joita kokenutkaan matkustaja ei osaa ennakoida. Siksi on tärkeää, että käytössä on toimiva matkahallintajärjestelmä, jonka avulla henkilöstöä koulutetaan varautumaan riskeihin.

Riskienhallinta auttaa ymmärtämään todellisia riskejä ja varautumaan niihin tehokkaasti. Kilpailuetua luo, jos pystyy realistisesti arvioimaan turvallisuustilanteen. Organisaatio voi lähettää edustajansa turvallisesti matkalle luomaan uusia liiketoimintamahdollisuuksia paikkaan, joka ilman analysointia ja riskienhallintaa olisi vaikuttanut turvattomalta.

Riskienhallintaohjelma voi koostua esimerkiksi seuraavista viidestä osiosta.

1. Suunnittelu

Organisaation tulee kehittää muiden strategisten ja liiketoiminnallisten suunnitelmien kanssa yhteensopiva riskienhallintasuunnitelma. Hyvällä suunnittelulla ja valmistautumisella voidaan vähentää tarvetta reagoida hätätilanteeseen.

2. Koulutus

Koulutusta tapahtuu eri tasoilla ja sitä tulee antaa kaikille matkustaville työntekijöille. Siinä käydään läpi tärkeimpiä matkustusturvallisuuteen liittyviä asioita, kuten suunnittelu ja valmistautuminen ennen matkaa sekä tarvittavia tietoja ja taitoja matkan aikana.

Seuraavalla tasolla koulutetaan etsimään tietoa kohteen tilanteesta sekä ymmärtämään kaikki se, mikä kuuluu riskienhallintaan. Lisäksi koulutetaan, miten toimia hätätilanteissa.

Koulutus on tärkeää muokata osallistujien kokemusten ja matkakohteen riskien mukaiseksi sekä käyttää vaihtelevia menetelmiä, kuten videoita, tilanteiden harjoittelua ja pelejä.

3. Hallinta ja ennakointi

Matkanhallinta on myös sitä, että seurataan matkakohteen tilannetta 24/7 ja muutoksista tiedotetaan matkustajalle välittömästi. On tärkeää osata erottaa toisistaan suoraan kohteessa vaikuttavat riskitekijät; myrskyt, mielenosoitukset ja väkivaltaisuudet sekä yleisellä tasolla vaikuttavat riskit; poliittinen rauhattomuus, terveyteen liittyvät riskit tai viisumisäännösten muutokset.

Jokaisen matkustajan kohdalla tulee arvioida matkaohjelmaan liittyvät riskit, paikalliset lait ja tavat sekä maahan tuloon ja poistumiseen ja tulliin liittyvät asiat.

4. Reagointi

Organisaatiolla tulisi olla tiimi, joka ryhtyy toimiin hätätilanteessa. Matkustavalla henkilöllä tulee olla yhteyshenkilö, johon hän voi ottaa yhteyttä mihin vuorokauden aikaan tahansa. Tärkeintä on, että työntekijällä on yksinkertainen keino, jolla ottaa yhteyttä tarvittaessa ja että organisaatiolla on toimintamallit erilaisiin uhkatilanteisiin, kuten evakuointiin, kidnappauksiin, kansallisiin levottomuuksiin ja väkivaltaan työpaikalla. Organisaatio voi myös ulkoistaa tehtävät kolmannelle osapuolelle.

5. Palaute

On tärkeää kerätä palautetta jokaisesta läheltä piti -tilanteesta sekä tapahtuneista vahingoista. Näitä tulee analysoida ja miettiä, miten olisi voitu toimia toisin, jotta tapahtuma olisi voitu välttää tai sen aiheuttamia haittoja minimoida. Analyysien perusteella riskienhallintaohjelmaa, suunnitelmia sekä toimintamalleja tulee muokata vastaamaan todellisuutta.

Ongelmia ja vahinkoja voi tapahtua monessa eri tilanteessa matkan aikana. Analysoimalla, arvioimalla ja toimimalla tilanteen sekä riskien mukaan voimme välttää monia tilanteita, jotka olisivat saattaneet aiheuttaa vakaviakin vahinkoja.

Kaikkea ei voi kuitenkaan ennaltaehkäistä, kuten luonnonkatastrofeja, mutta näiden tilanteiden varalta voidaan harjoitella toimintamalleja, jotta voidaan auttaa uhreiksi joutuneita.